E-Rechnung für Handwerker: XRechnung und ZUGFeRD schreiben
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 und 2028 müssen sie Rechnungen an andere Unternehmen auch als E-Rechnung ausstellen. Hier steht, was das für Ihren Betrieb heißt und wie Handschlag die E-Rechnung erzeugt.
Stand: 13. November 2026
Ab wann gilt die Pflicht?
| Stichtag | Was gilt |
|---|---|
| seit 1. Januar 2025 | Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. |
| ab 1. Januar 2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr müssen Rechnungen an inländische Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. |
| ab 1. Januar 2028 | Die Pflicht zur Ausstellung gilt für alle übrigen Unternehmen. |
Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen im Inland. Rechnungen an Privatkunden dürfen weiter als Papier oder PDF gestellt werden. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und für Kleinunternehmer gibt es Ausnahmen bei der Ausstellung; empfangen können müssen auch sie. Quellen: Zentralverband des Deutschen Handwerks, E-Rechnung, IHK Chemnitz, E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze, § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG. Fragen zum Einzelfall klärt Ihre Steuerberatung.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat nach der europäischen Norm EN 16931, das ein Programm automatisch lesen kann. Ein einfaches PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung. In Deutschland sind zwei Formate üblich:
- ZUGFeRD: ein PDF, in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Der Empfänger kann es lesen wie jedes PDF, seine Software liest die Daten. Für die meisten Geschäftskunden die praktischste Form.
- XRechnung: reines XML ohne Bildteil. Das Format der öffentlichen Verwaltung. Behörden verlangen dazu meist eine Leitweg-ID.
So erzeugt Handschlag die E-Rechnung
- Sie schreiben die Rechnung wie gewohnt, zum Beispiel aus dem angenommenen Angebot.
- Sie schreiben die Rechnung fest. Dabei bekommt sie ihre Nummer und lässt sich nicht mehr ändern.
- Sie laden die Rechnung als ZUGFeRD-PDF oder als XRechnung und senden sie dem Kunden. Fehlt eine Pflichtangabe, zum Beispiel die E-Mail-Adresse des Kunden für die XRechnung, sagt die App, was fehlt.
Die App bildet auch Abschlagsrechnungen, Schlussrechnungen mit abgezogenen Abschlägen, Stornorechnungen, Kleinunternehmer-Rechnungen und Rechnungen nach § 13b UStG als E-Rechnung ab.
Wie wir die Dateien prüfen
Jede Art von Rechnung, die die App erzeugt, prüfen wir vor einer Veröffentlichung automatisch gegen drei öffentliche Regelwerke: das XML-Schema UN/CEFACT CII, die Geschäftsregeln der Norm EN 16931 (Schematron des CEN) und die Regeln des Standards XRechnung der KoSIT. Bei ZUGFeRD-Dateien prüfen wir zusätzlich den Aufbau des PDF/A-3 mit eingebetteter Datei. Das ist eine eigene technische Prüfung, kein Zertifikat einer Prüfstelle.
Die E-Rechnung gehört zum Tarif Betrieb und zum Tarif Team. Zu den Preisen
Häufige Fragen zur E-Rechnung
Muss ich als Handwerker E-Rechnungen schreiben?
Für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland ja, sobald die Übergangsfrist für Ihren Betrieb endet: ab 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 1. Januar 2028. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nach Ablauf der Übergangsfrist nicht mehr für Rechnungen an inländische Unternehmen. Ein ZUGFeRD-PDF dagegen ist eine E-Rechnung, weil es die Daten strukturiert enthält.
Was ist besser, ZUGFeRD oder XRechnung?
Für Geschäftskunden meist ZUGFeRD, weil der Empfänger ein lesbares PDF bekommt. Für Behörden XRechnung, oft mit Leitweg-ID. Handschlag erzeugt beides aus derselben Rechnung.
Was ist eine Leitweg-ID?
Eine Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber eine E-Rechnung der richtigen Stelle zuordnen. Sie bekommen sie vom Auftraggeber und tragen sie in der App beim Kunden ein.
Kann ich die E-Rechnung nachträglich ändern?
Nein. Die E-Rechnung ist ein Abbild der festgeschriebenen Rechnung. Für eine Korrektur stornieren Sie die Rechnung und schreiben eine neue. Die Stornorechnung gibt es ebenfalls als E-Rechnung.
E-Rechnung ohne Umweg schreiben
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